18 рекомендаций для проведения стратегической сессии руководителей

В январе с мы с руководителями проектов нашей команды выехали за город на три дня, чтобы провести стратегическую сессию.

Выбрали клевую базу в Ленобласти, комфортный коттедж, спланировали все, что нужно для полноценной и продуктивной работы без отвлечений (спойлер: хватило всего, кроме шоколадок).

Я считаю, что мы провели первый такой выезд примерно на год позже, чем нужно было бы по уровню и скорости развития наших проектов. Но мы это сделали тогда, когда почувствовали реальную необходимость и готовность. И тогда, когда основная часть ключевых игроков, важных для результативного проведения такого выезда, собралась и полностью адаптировалась в команде. Времена, когда мы с Румянцевым, как фаундеры, могли полностью строить стратегию по всем направлениям и держать в своих руках все проекты, давно прошли — и это очень круто. Сейчас нас было 9 человек. Следующий стратегический выезд состоится через полгода, думаю, нас будет 10-11 человек.

Выводы и рекомендации для тех, кому уже тоже пора в своих проектах смотреть в сторону формата стратегической сессии:

• заранее пропишите, формализуйте и приоритизируйте вопросы, которые будете обсуждать. У такого выезда должны быть цели и задачи, путь к которым вы простроите в обсуждении. Каждый из нас перед поездкой в задаче в планировщике написал список вопросов, которые хочет обсуждать, проблем, гипотез. Я уверена, что у любой растущей команды/бизнеса таких вопросов в списках соберется очень много. Ехать, чтобы просто «подумать друг об друга, что бы нам улучшить и сделать» нельзя, нужен сценарий
• все должны заранее подготовиться к обсуждению своего пула вопросов, если нужно, разослать всем таблицы, материалы, скрины
• не скатывайтесь в мелкие вопросы, микроменеджмент и нюансы, максимум внимания уделяйте стратегии и вопросам, важным для всех. Всё, что не ключевое, можно перенести на созвоны после выезда и на линейное решение через постановку задач в планировщике
• целью такой сессии всегда должно быть кратное усиление стратегии развития компании, для чего предлагаются и обсуждаются конкретные шаги и действия
• если вы можете сами модерировать/фасилитировать себя — круто (мы можем). Если нет — приглашайте фасилитатора, чтобы получить результат, а не съездить для галочки. Бывает, что можно целый день ходить по кругу, ища виноватого — если в команде нет взрослых людей, берущих на себя ответственность и умеющих рулить дискуссией
• считаю, что проводить стратегическую сессию кратно эффективнее на выезде (в другой город, страну или хотя бы, как мы, в коттедж в Ленобласти) — это погружает вас в единый контекст, нет привычных отвлечений, вы полностью сфокусированы друг на друге и своих задачах
• стратегическая сессия — история для равных в возможностях, ответственности и полномочиях
• сессия нужна для синхронизации компании, сверки компасов, вскрытия, обсуждения и принятия решений по болевым вопросам
• не перегревайтесь. Мы садились работать в 10:30-11 часов, делали маленькие перерывы на покурить/пройтись и обеденный перерыв на 1,5 часа и вставали из-за стола около 19 часов. И в итоге за два полных дня (плюс вечер первого дня) мы просто адски устали
• все участники в эти дни должны быть выключены из привычных рабочих процессов, чтобы не отвлекаться и не расфокусироваться. Мы проводили выезд в выходные — не скажу, что это самое лучшее решение, если после окончания не делать выходной для всех. Получилось, что мы работали практически 2 недели без выходных, еще и с серьезной нагрузкой на середине дистанции
• как следствие — после выезда нужен полноценный выходной всем его участникам. Длительная работа мозга очень утомляет, продуктивность и точность снижается, и перезагрузка необходима
• в процессе делайте более длинные перерывы. На летний выезд мы думаем, что работать будем до 16-17 часов, потом отдыхать и гулять — к вечеру мозг все равно может работать в таком режиме только на морально-волевых
• в процессе обсуждения каждый, в чьей зоне ответственности находится тема, пишет себе задачи/решения/план действий. Также один человек ведет общий протокол обсуждения. По итогам из этих документов в проекте в планировщике сообща составляется дорожная карта реализации всего, о чем договорились
• все должны соблюдать базовые правила деловой продуктивной коммуникации: внимательно слушать друг друга, не отвлекаться, не перебивать, не вести параллельно обсуждения разными группами, оставаться в пространстве конструктивного диалога. Не должны одобряться деструктив, over emotional реакции, закапывание в мелочи, выключение из общего процесса, если ваше участие необходимо
• такие выезды имеет смысл делать раз в год — но мы сейчас, с большим объемом задач, планов и изменений, следующий сделаем летом, потом снова зимой — а дальше посмотрим
• после поездки назначайте регулярные созвоны команды, которая выезжала — чтобы сверяться, как реализуются поставленные задачи, и продолжать работать над улучшениями и ростом. К следующему такому выезду дорожная карта покажет — что сделано, чего достигли, где сложности и дыры
• берите с собой того, кто будет все организовывать и заботиться о вас. Мы взяли с собой самую простую еду, чтобы готовить — но идеально это или делегировать, или просто все время есть в ресторане, в доме оставив только чай/кофе и перекусы/печеньки/шоколадки/фрукты. После целого дня мозгоштурмов мало кто хочет даже просто красиво выкладывать стейки на противень и засыпать их брокколи (кстати, конвектор компании Миле — это просто экстаз, я хочу такой себе!). На организатора пространства можно возложить также задачу фиксации всех договоренностей и результатов
• делайте краткое саммари для основной команды — они с вами не ездили, но, конечно, им тоже все важно и интересно! Я сейчас как раз в процессе сбора такого саммари для нашей команды — потому что они соучастники крутого общего процесса

Польза таких стратегических сессий для команд огромна — особенно для распределенных, особенно в быстро растущих проектах. Меня там неоднократно знатно промурашило — от осознания, как все может решиться и измениться к лучшему и большему буквально за несколько понятных шагов.

Всем страт.сессии!

Понравился материал? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!