Как все успевать и ничего не забывать

Интервью для «Маркетинга с азов» 9.09.2016. Наталия Франкель о том, как ничего не забывать и все успевать.

Когда ты работаешь сам на себя, ты сам планируешь своё время и сам отвечаешь за результаты. Как всё успеть, ничего не забыть и при этом не сойти с ума? Достаточно освоить одну из миллиона систем тайм-менеджмента или нужно придерживаться глобальной жизненной философии? Про организацию лучше всего знают организаторы. И мы узнали про успевание и активный образ жизни у нашего доброго друга — Наталии Франкель, организатора мероприятий и одного из авторов блога Event-маркетинг от А до Я.

— Ты успеваешь писать в соцсетях и про работу, и про жизнь, и это не просто заметки — полноценные развёрнутые статьи, ты комментируешь посты друзей, при этом все твои профили активны. Как такое вообще возможно?!

— Сразу определимся: каждая социальная сеть решает конкретные задачи. От этих задач зависит контент, частота постинга, формат постов. Сидеть в соцсетях просто так ради постоянного мониторинга, я не могу, да это и не имеет смысла.

Полноценные и развёрнутые статьи я пишу только в Facebook*, где можно максимально показать свою экспертизу в профессиональной нише (в моём случае это организация и проведение ивентов). Там же я часто комментирую коллег, потому что, во-первых, они меня отмечают под постами, где мой комментарий может быть полезен, а во-вторых, потому что алгоритмическая лента выдаёт мне, в первую очередь, актуальные для меня темы и релевантные посты друзей и коллег. На данный момент Facebook* — самая интересная и полезная для меня социальная сеть.

Есть также закрытый Instagram**: я закрыла его, когда массфоловинг превысил все разумные нормы. У меня там уютно, про детей и закаты, про кофейни и какие-то короткие зарисовки о жизни, мои мысли. В последнее время я редко что-то там размещаю. Хотя, конечно, фотографирую на телефон постоянно. Дети же — каждый день что-то весёлое или нежное.

ВКонтакте для меня на данный момент — в большей степени рабочий мессенджер, там может быть до 100 разных чатов в день. Уникальный постинг там идёт в блоге «Event-маркетинг от А до Я», своя страница с уникальным контентом обновляется крайне редко.

— Твоё основное занятие — организация мероприятий, причём офлайновых, но ты находишь время и на сетевую активность. Где ты проводишь больше времени: в сети или в реале?

— Я провожу много времени в сети. Это объективный факт, там решаются все задачи по мероприятиям. А они идут у нас постоянно, сетка распланирована на ближайший год (а при желании можно ещё дальше составить план).

Сама конференция идёт, допустим, 2 дня, а подготовка к ней занимает 3 месяца. Это 3 месяца поиска подрядчиков, договорённостей со спикерами, обсуждения креативов, планирования, контроля выполнения задач, ответов на вопросы. Да, я много времени провожу в сети, но стремлюсь свести к минимуму простой серфинг.

— У тебя есть помощники?

— Конечно, у меня есть помощники. Во-первых, это самый главный помощник — няня. Она помогает мне в самом важном вопросе: проводит время со старшим сыном с момента окончания учебного дня в школе и до момента, когда мы с младшим сыном возвращаемся из садика. Они гуляют, делают уроки, ходят в кружки, играют. Ещё есть одна фея, она помогает с уборкой и глажкой.

Также у меня полностью делегирована работа по сети детских сообществ ВКонтакте («Детский Петербург», «Детская Москва», «Детский Екатеринбург» и так далее). Наш прекрасный администратор Лена занимается полностью контентом, общается с рекламодателями, ведёт отчётность.

Ещё у нас есть маленькая команда, такая «штурмовая бригада» для постоянной работы над конференциями и прочими задачами по развитию «Интернет-маркетинга от А до Я» и «Event-маркетинга от А до Я». Ну и, конечно, я привлекаю специалистов — дизайнеров, верстальщиков, операторов, фотографов, если этого требует каждый отдельно взятый проект.

— Ты производишь впечатление гармоничного, спокойного человека, живущего в размеренном ритме. Но при таком количестве активностей сложно представить, что ты всегда такая 🙂 Знакомо ли тебе состояние аврала? Как ты с ним справляешься? Есть ли какие-то особые методики?

— Обычно состояние аврала накрывает меня за несколько дней до крупной конференции. Но это даже не аврал, потому что по факту конференция, фестиваль, всё что я делаю, — это алгоритмичные вещи. Это, скорее, состояние полной мобилизации, когда я сканирую пространство, задачи, готовность, команду, технику и так далее, пытаюсь найти что-то незавершённое или отстающее от графика, довести это «что-то» до нужной стадии, ничего не забыть. Я делаю огромные mind maps, там всё до мелочей расписываю, разворачиваю, соединяю. Это очень помогает справляться с авралами.

— Мы можем всё идеально распланировать и даже идеально следовать своему плану, но часто случаются форс-мажоры, на которые мы не можем повлиять, в том числе и необязательность партнёров, подрядчиков, клиентов. Бывает такое с тобой? Готовишься к такому заранее или умеешь правильно реагировать на стресс?

— У меня есть огромная статья про форс-мажоры. И там написано, что основных вариантов два. Первый — это когда форс-мажором люди называют собственную халатность, неподготовленность, пускание на самотёк каких-то важных дел, несвоевременную реализацию каких-то действий (например, заказ полиграфии с доставкой непосредственно накануне ивента — плохая идея).

И второе — это правда форс-мажор: не работает техника, отключили электричество, не приехал ключевой участник. Я прорабатываю заранее в голове максимальное количество вариантов развития событий, в которых может возникнуть внештатная ситуация, стараюсь везде подстелить соломку по максимуму (запастись телефонами аварийных служб, контактных лиц, дублёров каждому подрядчику). Таскаю с собой на все ивенты огромный чемодан со всякими необходимыми и на первый взгляд совсем неочевидными вещами. Да, никто не застрахован на 100% от форс-мажоров. Но свести их к минимуму вполне реально.

— Как ты планируешь свой день, неделю, месяц? Следуешь какой-то системе или выработала свою?

— У меня есть план примерно на год — по мероприятиям и прочим большим рабочим задачам типа написания книги (1 декабря 2016 года мы с Дмитрием Румянцевым должны сдать в печать рукопись нашей совместной книги по ивентам). Исходя из него, я могу планировать поездки, отпуска, просто снижать активность.

Дальше уже всё конкретизируется, планируется в рамках школьных четвертей, длинных выходных.

Что касается планирования обычного дня, тут всё просто. Утром мне нужен минимум час для себя: это утренние страницы, маленькая тренировка, обливание холодной водой, медитация, стакан воды. Потом каша с детьми, в 8 утра мы выходим из дома, я везу их в садик и школу. Потом полноценный рабочий день, который я планирую сама. Могу целый день просидеть за ноутом, могу назначить встречи или поехать гулять в Пушкин. В выходные — максимально время с детьми.

Дальше расписываются регулярные еженедельные дела — тренировки, детские планы на выходные, психотерапевт, маникюр-брови. И так далее: от большего к меньшему, от редких больших событий до маленьких регулярных. Никакой системы чётко не придерживаюсь, для меня ни одна из тех, что попадались мне, не работает на полную. Но что-то из них, конечно, я беру.

— Держишь ли ты рабочие задачи в голове или всё записываешь и отпускаешь?

— Что-то да, держу в голове. Но в основном, конечно, записываю. Ни одна электронная система планирования и мотивации так полностью у меня и не прижилась, ничего лучше молескина, в который пишешь, а потом с удовлетворением вычеркиваешь, для меня пока не изобретено. Плюс заметки в айфоне, плюс в очередной раз хочу освоить Гугл-календарь, я одно время им пользовалась в дополнение к бумажному ежедневнику, и это было неплохо.

— Какое твоё самое частое состояние и настроение?

— Позитивное любопытство. И ещё радость — от работы и детей. Мне интересно и радостно то, что я делаю, мне нравится наблюдать, как и что у меня получается, я горжусь своими детьми. Еще я контрол-фрик, это ещё одно мое состояние. Всегда в тонусе 🙂

— В чём основной залог твоего успевания? Что тебе помогает больше всего? Без чего бы ты точно не могла охватить все дела?

— Мне помогает планирование, быстрота реакций, чёткая расстановка приоритетов. Если надо делать, беру и делаю. На самом деле не так много задач, которые требуют анализа и обдумывания. В основном ситуация простая: надо сесть и ответить на десять писем. Можно сделать это сразу, отвлекаясь только на то, чтобы найти необходимую для переписки информацию. А можно ответить на письмо, потом на пару сообщений ВКонтакте, потом прочитать статью, которую восемь человек перепостили к себе на стену (ну раз восемь, значит, это важно! А вдруг не ждёт!), потом ещё на 2 письма, потом ответить на ответ на первое письмо, потом попить кофе. Я выбираю первый вариант: как показывает практика, это повышает КПД в разы. Но первый вариант базируется на осознанности, а вот её держать в фокусе — целое отдельное огромное дело.

— Назови три вещи, которые максимально позитивно влияют на эргономику твоих действий?

— Телефон с аккумулятором, ноутбук, список дел — срочных, среднесрочных, рутинных. Ну и машина ещё. А в багажнике самокат 🙂 Ой, кажется, не три получилось 🙂

— Есть что-то такое, что ты делаешь только для себя, для собственного удовольствия?

— Я, вообще, много чего делаю для собственного удовольствия. В том числе конференции. Это же огромное удовольствие — сделать крутой продукт для большого количества людей. Уникальность ситуации в том, что работа в моём случае — постоянное удовольствие с редкими стрессами и ситуациями, когда «бровь вверх».

Ну и ванну с пеной люблю.

— Времени на это хватает?

— Не хватает времени подумать о ремонте, чтобы заменить душевую кабинку на ванну. А на остальное хватает 🙂

— А ведь есть ещё семья, дети! Успеваешь проводить с ними время?

— Да, успеваю. У нас двор с большой площадкой, там можно погулять, даже если есть всего полчаса. Выходные — это семейное, детское время, кроме тех случаев, когда конференция. Даже если у меня есть встреча на выходных, она, как правило, не на целый день. Поэтому мы всякое успеваем: театры, гости, прогулки, парки, ролики, самокаты, велосипеды. Бассейн ещё надо, наверное, найти рядом какой-то. А ещё у детей есть много-много Лего — это на случай, если на выходных хочется выспаться.

Да, кстати, лайфхак мой: я ложусь спать в 22:00−22:30. Потому что высыпаться — почти так же важно, как и быть счастливым.

* Facebook, продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России

** Instagram, продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России