Как понять, что загрузка не лезет в календарь

Как рассчитать нагрузку? Делюсь своими выстраданными практиками и выводами. 

Наталия Франкель Как рассчитать нагрузку | Как понять, что загрузка не лезет в календарь

Не самый простой вопрос на самом деле, потому что внутри вас может быть внутренний монолог: «Ух ты, как интересно. Да, требует много времени, да, и так подыхаю от нагрузки, но интересно же! Надо брать». Или: «Если откажусь, больше не предложат. Надо соглашаться». Или: «Ну, может быть, там совсем немного времени займёт». 

В результате спустя время вы обнаруживаете себя в ситуации, когда вы вынуждены жонглировать задачами, пытаясь ни одну не уронить, спать получается часа три максимум и не крепко (потому что даже во сне вы продолжаете чем-то жонглировать, что-то разруливать и быстро бегать). В какой-то момент силы заканчиваются, и вы ложитесь и смотрите в потолок. И уже не хотите ни интересных проектов, ни денежных, ни перспективных. 

Пару раз побывав вот в этом состоянии, я поняла, что меня это не устраивает, и расписала себе принципы, которыми пользуюсь, когда рассчитываю свою нагрузку. Делюсь. 

Итак, предположим, к вам пришёл клиент, принёс проект, и вам нужно определиться, сможете вы его взять в работу или только в следующей жизни. 

Как рассчитать свою нагрузку?

1. Объективно рассчитываем, сколько занимают задачи, процессы и дела, которые уже есть

Очень помогает, если всё, что вы делаете, вы заносите в ежедневник. 

Ключевых тут два момента. 

Первый — считаем всё, а не только рабочие задачи. Например, кроме того, что вы работаете, вы ещё спите 8 часов, ходите в спортзал два раза в неделю, проводите время с семьёй. А ещё, чтобы хорошо себя чувствовать, вам нужно раз в пару недель запланировать встречу с подругами и дважды в неделю почитать книгу в приятном тихом месте и чтобы никто не отвлекал. Вот это всё заносим в ежедневник и исходим из мысли, что на это время рабочие задачи мы не ставим.

Не нужно размышлять, что вы теоретически можете не видеть семью и друзей и спать по 7 часов, и тогда вы потянете новый проект. Это место занято. 

Второй — не планируйте задачи и события встык, чтобы влезли. Если у вас рабочая встреча по одному проекту в час дня и продлится час, не нужно вторую встречу ставить на два часа дня. Закладывайте время перерывов, когда вы встанете, разомнётесь, посмотрите в окно, выпьете чаю, поорёте в пустоту: «Как же всё бесит!» — и только после этого будете готовы снова какие-то рабочие задачи решать. 

2. Накидываем к тому, что получилось, 20% времени

Какая-то встреча перенесётся, какая-то продлится полтора часа, а вы рассчитывали на час. Внезапно выяснится, что нужно заняться здоровьем или сделать что-то дополнительное. Имейте запас времени для форс-мажоров. Пригодится. 

3. Оцениваем объём задач клиента

Тоже честно, а не на глазок, в духе «да ладно, я им быстро всё распишу, а дальше они сами». Например, если я делаю аудит проекта, мне нужно запланировать не час времени на созвон с заказчиком по проекту, а:

  • время на анализ проекта (когда я смотрю, что у них есть, что делали, что хочется, какая инфа в открытых источниках)
  • время на поиск идей и составление текста с выводами
  • время на презентацию аудита и обсуждение вопросов заказчика.

И так по каждому проекту. Учитывайте всё, что вам нужно будет сделать, а не только презентацию конечного результата. 

4. Если проект требует больше времени, чем у нас есть, не берём

Если объём задач клиента — 5 часов в неделю, а у меня есть только 4 часа, я отказываюсь от сотрудничества. 

Бывает ситуация, когда вы договариваетесь на одну занятость, а оказывается, что она значительно больше. Например, у меня был опыт, когда мы договорились, что я буду консультировать проект раз в месяц, а в остальное время они будут самостоятельно делать то, что я говорю. 

По факту ситуация была такая: «Мы не сделали того, что обсудили, потому что не поняли. А давайте ещё созвон? А давайте подробнее обсудим? А как вы рекомендуете делать шаг 5? В смысле его нет смысла делать, если мы не сделали шаг 4? Расскажите в деталях, а лучше сделайте за нас». 

В какой-то момент я обнаружила, что вместо 2 часов, на которые мы договаривались, трачу на проект 20 часов, а работа качественно растёт. И сотрудничество мы закончили. 

Отсюда мой совет: если проект занимает больше времени, чем вы закладывали, вы можете либо пересмотреть условия сотрудничества, либо отказаться от него. Это ваше право и ваша ответственность как человека, который несёт ответственность за своё время и свой рабочий ресурс.

Хотите получить бесплатно мою книгу «Event-маркетинг.
Все об организации и продвижении событий»?

×
Авторский подкаст «Франкель про бизнес»
Интервью с предпринимателями, которые здесь и сейчас строят свой бизнес и растят проекты. Новые подходы и реальные истории.